УТВЕРЖДЕНА

приказом

БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

 От 29. 12. 2017 г.  №  391 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ  

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

бюджетного учреждения Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница № 7 Министерства

здравоохранения Удмуртской Республики»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                           

 

Содержание

 

I.

 

Общие положения

4

II.

 

Основные понятия

5

III.

 

Правила подготовки и оформления документов

 

 

3.1.

Общие требования

8

 

3.2.

Требования к бланкам документов

8

 

3.3.

Оформление реквизитов документов

9

 

3.4.

Требование к документам, изготовленным с помощью печатных устройств, размножение документов

 

21

 

3.5.

Тираж документов

23

 

3.6.

Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм

 

23

IV.

 

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

 

 

4.1.

Приказы, распоряжения

24

 

4.2.

Положения, правила, инструкции

27

 

4.3.

Протокол

27

 

4.4.

Акт

30

 

4.5.

Доверенность

31

 

4.6.

4.7.

4.8.

Служебные письма

Особенности работы с электронными документами

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

31

32

 

34

У.

 

Организация документооборота и исполнения документов

 

 

5.1.

Организация документооборота

34

 

5.2.

Организация доставки документов

34

 

5.3.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

35

 

5.4.

Предварительное рассмотрение документов

35

 

5.5.

Порядок  регистрации поступивших документов

35

 

5.6.

Порядок рассмотрения документов руководством учреждения и доведения документов до исполнителей

36

 

5.7.

Порядок обработки и передачи отправляемых документов

37

 

5.8.

Порядок прохождения внутренних документов

37

 

5.9.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

38

 

5.10.

Учет и анализ объемов документооборота

38

 

5.11.

Организация работы с документами в структурных подразделениях учреждения

39

У1.

 

Порядок работы с письменными обращениями граждан

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.1.

Работа с обращениями граждан

40

 

6.2.

Прием и регистрация обращений

40

 

6.3.

Порядок рассмотрения обращений граждан

42

 

6.4.

Личный прием граждан

42

 

6.5.

Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение

43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.3.

Подготовка и передача документов в архив

58

 

 

Приложение

60

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

  1. I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

         1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) бюджетного учреждения Удмуртской Республики «Городской клинической больницы № 7 Министерства здравоохранения  Удмуртской Республики» (далее – БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР») разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», а так же совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования функционирования служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

1.2. Инструкция разработана с учётом ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом РосАрхива от 23.12.2009 N 76, другими законодательными и иными нормативными правовыми актам Российской Федерации и Удмуртской Республики в сфере информации, документации и архивного дела.

1.3. Инструкция утверждается главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» после согласования с Экспертной комиссией БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» возлагается на ответственного за делопроизводство.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения:

  • обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов;
  • обеспечивает рациональное использование средств оргтехники, расходования служебных бланков, писчей бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых ответственными за эту работу, в соответствии с их должностными инструкциями и функциональными обязанностями.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или представлять документ для опубликования в печати допускается только с разрешения главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или его заместителя.

Сотрудники БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

При уходе сотрудника в отпуск, выбытия в командировку, расторжении с ним трудового договора или перемещении, имеющиеся у него документы передаются другому сотруднику (по указанию руководителя) или ответственному за делопроизводство, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов, дел.

1.8. Требования Инструкции к работе БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» с бухгалтерскими документами и документами кадрового делопроизводства распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки их к передаче на архивное хранение.

Соблюдение правил, предусмотренных настоящей инструкцией, обязательно для всех сотрудников БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

1.9. Все сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией по делопроизводству, а также с номенклатурой дел своего подразделения.

 

  1. Основные понятия

 

В Инструкции используются следующие основные понятия:

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивный документ документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

бланк документа – стандартный лист бумаги с набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»;

документ зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать ;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

доступ к документу – возможность и условия получения и использования документа;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота – количество документов, поступивших в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и созданных ею за определенный период;

оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в регистрационно-учетной форме;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

согласование документа (визирование) – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

срок хранения документов период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

Прочие понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в нормативных правовых актах Российской Федерации и Удмуртской Республики.

 

III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Общие требования

 

3.1.1. Деятельность БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу.

3.1.2. БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» составляет различные виды документов. К основным группам документов относятся:

- организационные документы (положения, должностные инструкции, планы);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- информационно-справочные документы (акты, отчеты, письма, справки, факсы, телефонограммы, служебные записки и др.).

Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

3.1.3. Обсуждение вопросов и решений, принимаемых на совещаниях, фиксируются в протоколах.

3.1.4. Документы (доклады, справки, заключения и др.), направляемые в вышестоящие органы, составляются в соответствии с их поручениями.

3.1.5. Соглашения между БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и другими организациями и частными лицами об установлении каких-либо отношений и правом их регулирования оформляются договорами.

3.1.6. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

3.1.7. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows  с использованием шрифтов  Times New Roman размером № 13, 14, через 1-2 интервала. В таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

 

3.2. Требования к бланкам документов

 

3.2.1. Документы БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, создаваемые в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое;

20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Допускается изготовление бланков с отображением геральдического знака (эмблемы) с помощью средств ВТ.

3.2.3. В БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» используются следующие виды бланков документов: общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации), бланк письма (используется в большинстве случаев переписки с другими организациями, гражданами), бланк конкретного вида документа (образуется путем дополнения общего бланка наименованием вида документа: приказ, акт, протокол). (Приложения № 1, 2, 2а).

3.2.4. В БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» установлен продольный вариант реквизитов на бланках.

 

3.3. Оформление реквизитов документов

 

3.3.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

3.3.2. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Документы, создаваемые БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», имеют следующий состав реквизитов:

- Государственный герб Удмуртской Республики

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка о поступлении документа в организацию;

3.3.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.4. Государственный герб Удмуртской Республики

Использование Государственного герба Удмуртской Республики на бланках осуществляется в соответствии со статьей 3 Закона Удмуртской Республики от 18.09.2002 N 52-РЗ «О Государственном гербе Удмуртской Республики».

На бланках документов герб изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом наименование организации.

3.3.5. Наименование организации

         Наименование Учреждения указывается в точном соответствии с Уставом. В соответствии с данным Положением может применяться сокращенное наименование - БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

3.3.6. Справочные данные об организации.

При оформлении реквизита «Справочные данные об организации» указываются: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, идентификационный номер ИНН/КПП и другие сведения по усмотрению БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (код по ОКПО, код по ОКУД, ОГРН, электронный адрес, номера счетов в банке и др.).

3.3.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» должно соответствовать его компетенции, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД). Наименование указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (план, инструкция, положение, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются. Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например:

05.02.2015

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо ... от 16.03.2015 № ...

Для всех видов документов допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:

14 марта 2015г.

3.3.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению учреждения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.3.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.3.12. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство здравоохранения Удмуртской Республики

Планово-экономический отдел

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

 

Начальнику планово-экономического отдела

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

 

А.П. Иванову

или

 

 

 

 

Планово-экономический отдел Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

Главному бухгалтеру

 

А.В.Петровой

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

 

Директорам учреждений

дополнительного образования

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

 

 

Начальнику планово-экономического отдела

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

 

И.И.Иванову

 

 

         В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

            Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                   Директору

                   ГОУ ДОД «ФЦДЮ ТиК»

                                                                           г-ну О.В. Ускову

                   Пушкинская ул., д.128, г.Ижевск,     Удмуртская Республика, 426064

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

 

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,г. Можга,

Удмуртская Республика,

427016

 

3.3.13. Утверждение документа

Документ утверждается главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или его заместителями. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Главный врач БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

 

Личная подпись      И.Б.Стародубцев

Дата

 

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                                                                                    УТВЕРЖДЕНО

Приказом главного врача

БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

от 03.10.2012 № 10

 

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ                                              УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения                           Главный врач

Удмуртской Республики                                        БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

                                                                      

______________ И.О. Фамилия                            _________________ И.О.Фамилия

              

_____________________ 2016г.                           ______________________ 2016г.

 

                                                                                        

       Перечень документов БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», подлежащих утверждению приведен в Приложении № 3.

  • Резолюция.

Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения.

Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов.

Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа или на специальном бланке. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дата, например:

Петрову И.Н., Красных К.О.

Подготовить предложения

к 04.12.2009

Подпись руководителя

Дата 

 

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: «Прошу переговорить», «Прошу зайти», «Прошу рассмотреть» и т.п.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

3.3.15. Заголовок к тексту. 

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: 

- о чем? (о ком?), например:

ПРИКАЗ

О создании аттестационной комиссии

- чего? (кого?), например:

Должностная инструкция

главного бухгалтера

         Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Заголовок к тексту записывается при регистрации документа в регистрационные формы (книги, журналы, карточки, базы данных).

3.3.16.  Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.

Отметка о контроле включает букву «К», штампом или словом «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на служебном поле документа в правом верхнем углу.

3.3.17. Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке Удмуртской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

         При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

         Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

         В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

         В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

         В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

         В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («учреждение не возражает», «учреждение считает возможным»).

3.3.18. Отметка о наличии приложения.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об  Экспертной комиссии на 3 л. в 1 экз.

  1.         Приказ о создании Экспертной комиссии на 1л в 1 экз. 

                             

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: приказ от 03.09.2016 N 01-5/164 и приложение к          

                       нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

 

Приложение № 2

к приказу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

от 02.09.2015 № 216

 

 

Допускается выражение «Приложение N» печатать прописными буквами, а также центрировать текст, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

Приложение № 2

к приказу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»           15.11.2016 № 20

 

3.3.19. Подпись документа.

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или, по его поручению, заместителями главного врача.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются начальником, его заместителем или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и по поручению.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

 

Председатель                                   Личная подпись                                С.С. Коротаев                                         

 

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности, например:

 

И.О. Главного врача                  Личная подпись                                 Д.И. Зотова

   или  

Зам. Главного врача                           Личная подпись                                  Д.И. Зотова

                                                             

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Главный врач                                 Личная подпись                                            Ю.П. Егоров                                               

 

Главный бухгалтер                   Личная подпись                               В.П. Воронина

 

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

 

Главный врач

БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

 

личная подпись     И.Б. Стародубцев

Главный врач

БУЗ УР «ГКБ № 2 МЗ УР»

 

Личная подпись   В. Н.Нечипуренко

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если в реквизите «Подпись» наименование должности пишется в две и более строк, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.

 

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: председатель комиссии, члены комиссии, например:

 

Председатель комиссии

Личная подпись

В.К. Бондаев

Члены комиссии

Личная подпись

А.В.Соколова

 

Личная подпись

Личная подпись

А.В.Красноперова

О.Т. Роготнева

3.3.20. Согласование проекта документа.

Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

 Замечания прилагаются

 Заместитель главного врача

 

Личная подпись               И.О. Фамилия

    28.06.2015

 

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, её расшифровку и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник Штаба ГО

Личная подпись    Г.Н. Смирнов

30.06.2017

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если согласование осуществляют письмом,  протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

здравоохранения УР

от 05.06.2015 № 01-25/793

 

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

-  с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

-  с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.3.21. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» имеет печать с изображением Государственного герба Удмуртской Республики.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Удмуртской Республики ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Отдельные виды документов (бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати».

Перечень документов, на которые ставится печать, дан в Приложении № 4.

3.3.22. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии документа проставляется от руки ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

 

Верно

Секретарь           Личная подпись           К.П. Шмелева

05.12.2016

Отметка о заверении копии удостоверяется простой круглой печатью (без изображения государственной символики) БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

 

3.3.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т.п.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т», например:

Н.Б. Матвеева

71 35 19 или

Матвеева Нина Борисовна

713519

Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

 

Отправлен ответ

от 11.02.2015 № 02-06/184

В дело № 02-06

Агапова 12.02.2015

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

3.3.25. Отметка о поступлении документов

Отметка о поступлении документов в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа с помощью специального регистрационного штампа. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя, место для даты поступления и место для регистрационного индекса.

3.3.26. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),  проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

 

3.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью

печатающих устройств, размножение документов

3.4.1. Документы изготавливаются на персональном компьютере (ПК), при помощи средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

3.4.2 Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

3.4.3. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 печатается через 1 межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста). Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

3.4.4. Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

3.4.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

3.4.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

3.4.7. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами. Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.

3.4.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

3.4.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

3.4.10. При печатании документов используются 8 стандартных положений:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения  документа» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.4.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

3.4.12. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

3.4.13. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.4.14. Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

3.5. Тираж документов

 

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до заинтересованных сторон, которых эти документы касаются.

 

3.6. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм

 

3.6.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копий факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия, номер телефона исполнителя. Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.

Исходящие факсограммы, телефонограммы подписываются главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.6.2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3.6.3. Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.

 

  1. IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

4.1. Прика

4.1.1. Приказ – распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу. (Приложение № 5) 

Проекты приказов  готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит специалист по кадрам на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или по его поручению заместителем.

Обеспечение качественной подготовки и правильности оформления проектов приказов  возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

4.1.2. Проекты приказов  и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внёсшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа , возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

4.1.3. Проекты приказов  представляемых главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» на подпись, визируются исполнителем и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года;   приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

4.1.4. Копии приказов  или их размноженные экземпляры заверяют простой круглой печатью ответственным за делопроизводство  и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

4.1.5. Проект приказа  во исполнение документов вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен  другой срок.

4.1.6. Приказ  печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.

Приказ  имеет следующие реквизиты:

Наименование организации (БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»).

Наименование вида документа – ПРИКАЗ.

Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата (месяц) оформляется прописью, дата (день, год) оформляется цифровым способом; номер состоит из знака «№» и цифровой нумерации  приказа, например:

 

03.06.2015                                               № 25.1/02-02

 

Заголовок к тексту – заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос: о чем? Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

 

Об участии БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

в …..

 

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру, с угловым расположением реквизитов– по левой границе поля.

Текст – текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания  приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «на основании» и т.д. Если приказ издаётся, на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается жирным шрифтом с вынесением на отдельную строку. После слова «Приказываю» ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление  предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

4.1.7. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Не рекомендуется в распорядительную часть включать пункт «Приказ довести до сведения...», т.к. подразделения (должностные лица), которые должны быть ознакомлены с приказом, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа, в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) главный врач, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

4.1.8. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.

         Сами приложения в обязательном порядке должны иметь ссылку на распорядительный документ (наименование документа, автор, дата регистрации, индекс), которая проставляется в правом верхнем углу, например:      

 

                                                                                    Приложение № 2

                                                                                к приказу главного врача

                                                                                БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»                                                                                  от 21.12.2016 № 201

4.2. Положение, правила, инструкция

 

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».  

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем. Их утверждение оформляется в форме грифа утверждения и (или) путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». 

4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.2.3. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

 

4.3. Протокол

 

Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, экспертных и др. комиссий, совещаний.

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (Приложение № 6). Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений – исполнителей.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

  Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек

Приглашенные (при необходимости) – список лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса.

Повестка дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Фамилии членов коллегиального или совещательного органа перечисляются в  алфавитном  порядке без указания должностей, лиц, приглашенных на заседание, – с указанием должностей и места работы.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовало: 27 чел. (список прилагается).

В качестве списка участников может использоваться список регистрации.

В повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом «Разное».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается – текст доклада прилагается.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости,- должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.

В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме («установить», «рекомендовать»).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должны содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний квалификационной комиссии, протоколы экспертной комиссии и др.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью учреждения.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью учреждения.

4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 13 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. 

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

4.4. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты, события, действия.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора, например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1 -й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – технический отдел,

3-й экземпляр – отдел противоэпизоотических мероприятий.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

      Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

4.5. Доверенность

Доверенность – документ, фиксирующий факт предоставления полномочий лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Официальные доверенности выдаются БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; заверенная печатью; срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

 

4.6. Служебные письма

 

4.6.1. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, заказы, заявки, претензии, приглашения и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная, - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Датой письма является дата его подписания.

4.6.2. Служебное письмо оформляется на бланках установленной формы (Приложение № 1, 2), в который вносятся реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

4.6.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главного врача  БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции начальника. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресате.

4.6.4. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на рассмотрение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» направляет информацию...», «Государственный комитет рассмотрел...»).

4.6.5. Служебные письма подписывает главный врач БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

4.6.6. Служебные письма могут согласовываться с заинтересованными должностными лицами учреждения.

 

  • Особенности работы с электронными документами

 

  • Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь необходимый набор реквизитов для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
  • Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных на бумажном носителе.
  • При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».
  • Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
  • После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного главным врачом больницы.
  • Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство приема, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
  • Решение о направлении документов по электронной почте в организации принимается руководителем структурного подразделения, которое готовит эти документы, или заместителем начальника, курирующим данное направление деятельности.

4.7.8. Для направления по электронной почте документы передаются в приемную в электронном виде и на бумажном носителе. Электронная версия документа должна включать:

  • номер и дату документа;
  • ФИО руководителя, подписавшего документ;
  • ФИО исполнителя, его телефон;
  • перечень организаций, в которые необходимо отправить данный документ;
  • при рассылке в организации, не подведомственные Министерству здравоохранения Удмуртской Республики, к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.

4.7.9. Копия документа на бумажном носителе визируется должностным лицом, которое готовит данный документ, или заместителем начальника, курирующим данное направление деятельности, с пометкой «направить по электронной почте», с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте.

  • Ответственность за правильное оформление документа возлагается на исполнителя, готовившего документ.
  • Отправка документа осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 15:00);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 15:00).

  • По электронной почте отправляются сканированные исходящие документы, оформленные в установленном порядке (регистрация, подпись начальника) ответственным сотрудником за делопроизводство. Документы (отчетные формы, сведения) не требующие регистрации документа отправляются по электронной почте исполнителем документа.
  • Организация получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» осуществляется ответственным сотрудником за делопроизводство.
  • Полученные по электронной почте документы распечатываются, регистрируются и передаются  главному врачу в установленном порядке.
  • В случае получения по электронной почте документов, направленных на электронный ящик исполнителям документа, данные документы незамедлительно передаются в приемную для регистрации.
  • Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 10 листов формата А4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования. На первом листе письма указывается электронный адрес нахождения письма.
  • Ответы на информационные письма, приходящие из организаций по электронной почте, передаются непосредственно исполнителю информационного письма.
  • Если прикрепленные к электронному документу файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика.
  • Оперативная информация, передаваемая по каналам электронной почты, должна немедленно распечатываться и передаваться начальнику.
  • Документы, отправляемые в электронном виде должны соответствовать документу на бумажном носителе.

4.7.21. Если размер отправляемых документов превышает 3Мб, то сотрудник  ответственный за отправление документов по электронной почте, архивирует их с использованием форматов архивации RAR или ZIP.

 

4.8.  Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

4.8.1. Гербовая печать должна соответствовать требованиям, которые зафиксированы в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25.12.2001г. № 573-ст. (с изменениями от 25.12.2012г., 05.11.2003г., 15.01.2004г., 04.03.2004г.).

  • БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» имеет печать с изображением  Государственного герба Удмуртской Республики со своим наименованием. Кроме того, применяются штампы для отметки о поступлении документов, заверения копий.

4.8.3. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей структурных подразделений и их количестве принимает главный врач БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, указан в Приложении № 4.

 

  1. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

5.1. Организация документооборота

 

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами работников.

 

5.2. Организация доставки документов

 

5.2.1. Доставка документов в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

С помощью почтовой связи в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых в Журнале регистрации (Приложение № 21) писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

 

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

 

5.3.1. Документы, поступающие в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.

  • Прием документов на бумажных носителях включает: проверку правильности их доставки; проверку целостности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
  • Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование организации - получателя документа, дату поступления, входящий номер.
  • Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

 

5.4. Предварительное рассмотрение документов

  • Документы, адресованные главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются специалистом ответственным за делопроизводство, а затем направляются руководству.

 

  • Порядок регистрации поступающих документов.
    • Регистрация документа заключается во внесении необходимых сведений о документе в регистрационные формы (журналы) (Приложение  №  21)  и   проставлении   регистрационного номера непосредственно на документе           Регистрации подлежат все документы – поступающие в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» от других организаций и частных лиц; и создающиеся, требующие учета и исполнения.

Состав основных реквизитов регистрации:

  • Наименование организации (автора или корреспондента);
  • Наименование вида документа;
  • Дата и регистрационный номер документа;
  • Дата и индекс поступления;
  • Вид передачи/получения документа (почтой, факсом и т.д.);
  • Краткое содержание документа;

- Резолюция (автор, дата, исполнитель, содержание, срок исполнения, постановка на контроль);

- Отметка об исполнении.

Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения; сводки и информации, присланные в копии для сведения; рекламные извещения; плакаты; программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени); поздравительные письма и пригласительные билеты.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении № 7.

Регистрации подлежат как традиционные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ.

5.5.3. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

5.5.4.     При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер в пределах текущего года и дата поступления. Номер исходящего документа состоит из регистрационного номера документа.

5.5.5.    Документы регистрируются в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.

5.5.6.       Регистрация кадровых приказов производится в журнале регистрации приказов; регистрация приказов по основной деятельности производится в журнале регистрации приказов по основной деятельности; регистрация приказов по личному составу - в журнале регистрации приказов по личному составу.

 

5.6. Порядок рассмотрения документов руководством учреждения

и доведения документов до исполнителей

5.6.1. Зарегистрированные документы направляются на резолюцию главному врачу больницы. После вынесения резолюции документы возвращаются в ответственному за делопроизводство, где содержание резолюции записывается в журнал регистрации входящей корреспонденции и передаются исполнителю для исполнения.

Резолюция оформляется на самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте или на отдельном листе, где ставится дата и номер регистрации соответствующего письма.

Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, подлинник направляется ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией ответственного за делопроизводство).

5.6.2. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в специальном журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

5.6.3. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

 

5.7. Порядок обработки и передачи отправляемых документов

 

5.7.1. Документы, отправляемые БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ответственным за делопроизводство БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование,регистрацию в журнале регистрации исходящих документов (приложение № 20), вложение в конверты, заклеивание оформление почтового отправления. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы для отправки исполнители передают полностью оформленными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.7.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде  факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

5.7.3. Информация с помощью телефонограмм печатается и передаётся устно по каналам телефонной связи ответственным исполнителем.

 

5.8. Порядок прохождения внутренних документов

 

5.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.8.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются на подпись руководителю. После подписания документы регистрируются.

5.8.3. Ответственный за делопроизводство проверяет правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений подписанных документов.

5.8.4. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.8.5. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется ответственным за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в «Журнале регистрации входящих документов».

 

 

 

 

 

5.9. Прием и обработка документов, поступающих

по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.9.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и её передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.9.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.9.3. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

Документы, предназначенные для отправки и поступившие факсограммы, подлежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки в течение 3 дней. Полученные факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

 

5.10. Учет и анализ объемов документооборота

 

5.10.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются ответственным за делопроизводство и представляются руководству БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера. (Приложение № 19)

5.10.2. Учёт количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются ответственным за делопроизводство и представляются руководству.

5.10.3. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет количества документов проводится по БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в целом.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

 

5.11. Организация работы с документами

в структурных подразделениях учреждения

 

5.11.1. Организация работы с документами в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) главного врача, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.

5.11.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

5.11.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа для тиражирования. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.11.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.11.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, несут исполнители, предоставившие информацию по своему направлению.

 

  1. VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ

И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

 

6.1. Работа с обращениями граждан

6.1.1. Поступающие от граждан предложения, заявления и жалобы обобщенно называют «обращениями» граждан и составляют особую разновидность входящей корреспонденции.

Рассмотрение обращений граждан в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» ведётся в соответствии с действующим законодательством и порядком работы с письменными и устными обращениями граждан. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства РФ», 08.05.2006, № 19, ст. 2060).

6.1.2. Зарегистрированное обращение граждан направляется главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» для рассмотрения.

         6.1.3. В БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения граждан, а также обращения организаций по вопросам компетенции БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», порядка исполнения функций и оказания услуг.

         6.1.4. Главный врач БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» рассматривает поступившее обращение после его регистрации и направляет для подготовки ответа заместителям  главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в соответствии с распределением обязанностей.

         6.1.5. Поступившие на имя главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обращения, содержащие жалобы (несогласие, неудовлетворенность и т.п.) на результаты рассмотрения БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» ранее поступивших обращений, направляются для рассмотрения и ответа в соответствии с распределением обязанностей заместителям главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

Поступившие на имя главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обращения, содержащие жалобы (несогласие, неудовлетворенность и т.н.) на результаты рассмотрения заместителями главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» ранее поступивших обращений, подлежат личному рассмотрению главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» с направлением соответствующего ответа.

6.1.6. Обращения граждан считаются разрешёнными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

6.2. Прием и регистрация обращений

 

6.2.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления. Регистрация обращений граждан ведется отдельно от других групп документов.

6.2.2. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование учреждения, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

6.2.3. Обращение, поступившее в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ.

6.2.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

  • При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

6.2.6. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.2.7. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись только в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

  • В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

 

  • Порядок рассмотрения обращений граждан

 

  • Письменное обращение, поступившее, в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
  • В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного пунктом настоящей Инструкции, руководитель, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
  • Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
  • В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
  • БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
  • Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
  • В случае если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
  • Ответ на обращение подписывается главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», либо уполномоченным на то должностным лицом.
  • Ответ на обращение, поступившее в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

 

  • Личный прием граждан

 

  • Личный прием граждан в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» проводится главным врачом и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
  • При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
  • Содержание устного обращения заносится в журнал регистрации личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале регистрации личного приема граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
  • Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
  • В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»», гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
  • В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

 

  • Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам

граждан и их хранение

 

6.5.1.Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются для централизованного формирования дел. Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им адресованы.

6.5.2. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

6.5.3. Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

 

VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

7.1. Организация контроля исполнения

7.1.1. Контроль исполнения документов осуществляется ответственным за делопроизводство, осуществляющим учет контролируемых документов, а также состояние их исполнения.

7.1.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, доведение документа, поставленного на контроль, до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

  • Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения согласно перечня. (Приложение № 8)
  • При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или штампом «Контроль» после определения начальником (заместителем начальника) срока исполнения контролируемого документа.
  • Контроль исполнения документов осуществляется по электронным журналам регистрации документов.
  • При доведении поручений до исполнителей, указанных в резолюции начальника (заместителя начальника), исполнителям передается копия документа, поставленного на контроль, а на оборотной стороне последней страницы подлинника документа, который остается у лица, ответственного за контроль, исполнители проставляют подпись и дату получения копии.
  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из  вышестоящих  органов,  из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления, внутренних – с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются главным врачом больницы, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

-   с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

-    без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок;

-    имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

-    по обращениям граждан, поступившим в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям не более 15 дней в соответствии с разделом 6 настоящей Инструкции.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции начальника.

  • При необходимости изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель представляет на имя главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

7.1.9. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационный журнал.

7.1.10.   При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и ответственным за делопроизводство, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

  • Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

 

 

 

  • Контроль исполнения поручений
    • Контроль за исполнением поручений, включая поручения главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и заместителей главного врача обеспечивается ответственным за делопроизводство.
    • Поручения главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителей главного врача) по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям в течение суток после их подписания, а срочные и оперативные - в срок, указанный главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителями главного врача). Поручения главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7» (заместителей главного врача) оформляются резолюцией на бланке для резолюций главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или резолюцией главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» на документе.
    • Заместитель главного врача, руководитель структурного подразделения, указанный в резолюции первым или обозначенный словом «ответственный» («созыв», «свод»), является головным исполнителем поручения, организует работу по исполнению поручения в срок, установленный для исполнения поручения, и несёт ответственность за его исполнение.
    • Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

-   по документам, направленным на исполнение поручением  главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителями  главного врача),

-      на основании резолюции главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителей  главного врача), давшего поручение.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется ответственным за делопроизводство в соответствии с резолюцией главного врача (заместителей  главного врача) БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», давшего поручение.

  • Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителям главного врача) руководителем структурного подразделения в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
  • В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (отделов), определенных поручением, руководители этих отделов обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителям главного врача) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.
  • Соисполнители (подразделения БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР») в течение первой половины срока, установленного для исполнения поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем структурного подразделения БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителей главного врача ), давшего поручение.
  • В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, головной исполнитель поручения не позднее, чем за 5 дней до истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет предложения главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителям главного врача) о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в 1-й половине срока, отведенного на исполнение поручения. Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

7.2.9. В случае если поручение главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителей главного врача) не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (заместителям главного врача) объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых к принятию или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц. Объяснения, представляемые главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», визируются в соответствии с распределением обязанностей заместителей  главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».  

7.2.10. Должностное лицо, обеспечивающее контроль исполнения поручения, снимает поручение с контроля на основании:

-    соответствующей резолюции главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» или представленной определенными главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» должностными лицами документированной информации о решении, принятом главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (в отношении поручений главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»);

-     соответствующей резолюции заместителей главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (в отношении поручений заместителей главного врача БУЗ УР  «ГКБ № 7 МЗ УР»).

  • Должностное лицо, обеспечивающее контроль за исполнением поручений, еженедельно представляет главному врачу БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», заместителям главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной  главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».
  • Контроль за рассмотрением поступивших в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обращений осуществляется руководителями структурных подразделений и должностным лицом, обеспечивающим контроль исполнения поручений. Контроль за рассмотрением поступивших в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» обращений прекращается на основании документированной информации соответствующих подразделений БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» о направлении в установленном порядке ответа заявителям.
  • При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и ответственным за делопроизводство все контролируемые документы.

 

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с  документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска (далее Архивный отдел Администрации г. Ижевска) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно - методическими документами по архивному делу и делопроизводству БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

 

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. (Приложение № 9)

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (для использования в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»).

8.1.2. Номенклатура дел БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» составляется ответственным за делопроизводство, согласовывается с ЭК БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР и утверждается главным врачом.

  • При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, схемой систематизации дел (приложение № 18) и другими документами, регламентирующими деятельность БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и порядок ее документирования, а также номенклатурами дел за предшествующие годы и документами, образующимися в ее деятельности.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

  • Названиями разделов номенклатуры дел БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
  • После утверждения номенклатуры дел БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» структурные подразделения получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее ответственному за делопроизводство.

В течение календарного года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается начальником и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.6. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», но не реже одного раза в 5 лет.

8.1.7. Если в течение года в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

  • По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
  • Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускает употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении аттестации и установлении квалификации (акты, протоколы заседаний).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами последние не перечисляются.

Например: Переписка с учреждениями и организациями по административно-хозяйственной деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Министерством здравоохранения Удмуртской Республики по основной деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» Администрацией Индустриального района г.Ижевска по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовой отчет БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» по основной деятельности.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

           В электронных документах в заголовок дела необходимо включать указание «Электронный документ».

           Например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

           В базе данных, в графе «Заголовок дела» указывают: полное и краткое наименование базы данных, особенности ее построения (документно-ориентированная, объектно-ориентированная, геоинформационная система и т.д.), основное содержание хранимой информации.

           Например: База данных «Списки рассылки…» (объектно-ориентированная БД, содержащая справочные сведения о корреспондентах для рассылки информационных материалов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, когда дела полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, об утрате дел и др.

           8.1.10. В электронном документе в графе «Примечание» указывают: место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

         Например: F:\Для обмена\Петров В.В.\Выступление.doc; ответственный – Петров В.В.; резервное копирование – Петров В.В.

           У электронных образов документов в графе «Примечание» указывают: отметку «ЭД», место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

           Например: ЭД; сервер <1832-АПП 016>, ответственный – Иванов М.А.; резервное копирование – отдел информатизации

           В базе данных в графе «Примечание» указывают: отметку «ЭД», место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

           Например: ЭД; сервер <1832-АПП 016>, ответственный – Иванов М.А.; резервное копирование – отдел информатизации.  

 

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1.   Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

  • Дела формируются в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
  • Исполненные документы должны в 15-дневный срок (со дня, следующего после исполнения документа) сдаваться исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4.   Контроль правильного формирования дел осуществляется ответственным за архив.

8.2.5.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел временного хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

8.2.6.    Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.7.  Дела БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным за делопроизводство при методической помощи и под контролем ответственного за архив.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

  • Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются реквизиты: наименование предприятия; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела из номенклатуры дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, при необходимости уточняется; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. (Приложение № 12)

8.2.10.    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в верхнем правом углу, сверху вниз, простым графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).(Приложение № 10)

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.11.  Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. (Приложение № 11)

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле не проводят, листы дела не нумеруют, заверительные надписи не составляют.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

 

 

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и ответственный за архив, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» по сдаточному акту.

8.3.2. Выдача дел из архива производится с разрешения ответственного за архив. Выдача дел сотрудникам осуществляется под расписку, на выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение или фамилия, имя, отчество сотрудника, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

 Дела выдаются во временное пользование сотрудникам БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР » на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения  главного врача по актам.

8.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и проводится с разрешения главного врача БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» с оставлением в деле заверительной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

  1. IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

 

Документы БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» являются государственной республиканской собственностью и после проведения экспертизы их ценности, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив как государственная часть Архивного фонда Удмуртской Республики в законодательно установленные сроки.  Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Удмуртской Республики и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» образует архив. Он организует свою деятельность на основе Положения об архиве, согласованного ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

 

 

 

 

 

 

9.1. Экспертиза ценности документов

 

9.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда УР.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в  БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» создается экспертная комиссия (далее именуется – ЭК).

9.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника, ответственного за архив.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

Экспертизе ценности подвергаются также электронные документы (ЭД). Экспертиза ЭД проводится по тому же принципу, что и экспертиза документации на традиционных носителях.

 

9.2. Порядок составления описей дел

постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу

 

9.2.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2.2 Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение 17. Схемы систематизации дел). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;  дела по личному составу (Приложение № 13, 14, 15); на дела временного срока (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.2.4. В БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ответственного за архив. По этим описям документы сдаются в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит ответственный за архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» и по которой он сдает дела на постоянное хранение в архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

9.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» через два года после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.6. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

9.2.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.2.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

9.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ответственным за архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.2.10. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР», а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.2.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 16) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» одновременно. Согласованные ЭК БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» акты утверждаются главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» только после утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики описей дел постоянного хранения; после этого БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

9.2.12. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

 

9.3. Подготовка и передача документов в архив

 

9.3.1. В архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений, ответственным за архив и утвержденному главным врачом БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

9.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив  БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» ответственным за архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР». Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.3.5. Прием каждого дела производится ответственным за архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи  ответственного за архив БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР » и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив  БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» передаются (при наличии) регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.3.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив  БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР» независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

 

от _11.09. 2017  №  1

Протокол ЭПМК Комитета

по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики

 

от 27.10. 2017     № 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

Бюджетное учреждение здравоохранения Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

 Министерства здравоохранения

Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)

  

 

«Удмурт Элькунысь тазалыкез утёнъя министерстволэн  7-тй

номеро клиникаё кар эмьюртэз»

Удмурт Элькунысь тазалыкез утёнъя коньдэтэн

возиськись ужъюрт

 

Воткинское шоссе, д. 81, г.Ижевск, 426039          

 Телефон 45-24-10; 45-24-90;  факс (3412) 46-06-43;  e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

ОКПО 01958981, ОГРН 1021801509333, ИНН/КПП 1826000670/184001001

 

                

______________ № ___________                          

                                                          

на № ___________ от _________                                                   

                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Форма продольного бланка письма

 

 

 

Приложение 2

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

                                                           УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

“Городская клиническая больница № 7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

(БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма продольного общего бланка

 

Приложение 2а

 

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

                                                           УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

“Городская клиническая больница № 7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

(БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»)

 

П Р И К А З

 

___________

 

г.Ижевск

№_________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

форма бланка приказа

 

 

                                                                                                 Приложение № 3

 

 

                                                                  

 

Перечень документов, подлежащих утверждению

 

АКТЫ (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации учреждения и т.д.)

ЗАДАНИЯ  (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка т.д.)

НОРМАТИВЫ (расхода материалов, сырья; численности работников и т.д.)

ОТЧЁТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)

ПЛАНЫ (производственные; на квартал и год; работы структурных подразделений; нормативных документов, методического совета, методического объединения и т.д.)

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании; о проведении конкурсов и т.д.)

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок; учебных семинаров; профильных лагерей и т.д.)

СМЕТЫ расходов (на содержание учреждения, зданий, помещений, сооружений; на проведение мероприятий и т.д.)

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ

УСТАВЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

ФОРМЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                         Приложение № 4

 

Перечень документов, на которые ставится оттиск печати

 

АКТЫ (приёма законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; выполненных работ; списания и т.д.)

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ, АРХИВНЫЕ КОПИИ

БЛАГОДАРСТВЕННЫЕ ПИСЬМА

ГРАМОТЫ

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)

ДОГОВОРЫ (СОГЛАШЕНИЯ, КОНТРАКТЫ) (трудовые, о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ)

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ

ЗАЯВКИ (на оборудование; на учебные пособия)

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ

НОРМЫ

ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций)

ОТЧЁТЫ (в ГНИ, ФСС, ПФ, СУ, ИФНС)

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)

ПЛАНЫ

ПОЛОЖЕНИЯ (о структуре управления, о структурных подразделениях и т.д.)

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платёжные, сводные и т.д.)

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации; присвоению почётных званий; премиями и т.д.)

ПРЕЙСКУРАНТЫ

ПРОГРАММЫ (образовательные; массовых мероприятий)

ПРОТОКОЛЫ СОГЛАСОВАНИЯ

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)

СМЕТЫ расходов (на содержание учреждения; на калькуляцию к договору; на капитальный ремонт; на проведение мероприятий)

СОГЛАШЕНИЯ

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

ТИТУЛЬНЫЕ (списки; листы)

УДОСТОВЕРЕНИЯ

УСТАВЫ учреждения

 

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

 

 

Приложение № 5

 

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

                                                           УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

“Городская клиническая больница № 7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

(БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»)

 

П Р И К А З

 

«07» декабря 2015 г.                                                                      № 325

  г. Ижевск

 

Об утверждении перечня

платных услуг

 

          В соответствии с приказом Министерства здравоохранения Удмуртской Республики от 12.04.2012 № 262 «О выдаче разрешения на предоставление платных медицинских услуг»

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить Перечень манипуляций, исследований, процедур, работ и услуг медицинского сервиса, оказываемых за плату в бюджетном учреждении здравоохранения Удмуртской Республики «Городская клиническая больница № 7 Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»
    2. Заместителю главного врача по организационно-методической работе Пичугину А.И. Обеспечить наглядность информации о предоставляемых услугах.
  2. Контроль за исполнением приказа возложить на Пичугина А.И.

                                                                                                                                        

Главный врач                                                                         М.Б.Стародубцев

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец оформления приказа по основной деятельности

 

 

Приложение № 6

 

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

                                                           УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

“Городская клиническая больница № 7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики

(БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»)

 

 

ПРОТОКОЛ

заседания ЭК

 

 _________ 20__г.                                                                                  № _______

 

 

Председатель: ___________

Секретарь: ______________

 

Присутствовали: _________

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. О ….
  2. Об ….

 

  1. СЛУШАЛИ:

Ф.И.О. – текст

ВЫСТУПИЛИ:

               Ф.И.О. – текст

ПОСТАНОВИЛИ:

  • Принять …..
  • …………….

 

  1. СЛУШАЛИ: ……….

ВЫСТУПИЛИ: ………….

ПОСТАНОВИЛИ: ……….

 

 

Председатель                                подпись                       расшифровка подписи

 

Секретарь                                   подпись                        расшифровка подписи

 

 

 

Образец оформления полного протокола

 

 

Приложение № 7

 

 

 

Перечень документов, не подлежащих регистрации

 

 

  1. Письма, присланные для сведения (копии).
  2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
  3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
  4. Графики, заявки.
  5. Сводки и информация, присланные для сведения.
  6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
  7. Прейскуранты.
  8. Технические условия.
  9. Претензии.
  10. Поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.
  11. Документы по заключению договоров.
  12. Бухгалтерские и планово-финансовые документы.
  13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
  14. Формы статистической отчётности.
  15. Корреспонденция, адресованная работникам учреждения с пометкой «лично» и  общественным организациям.
  16. Объяснительные записки.
  17. Арбитражные и исковые документы.
  18. Ответы на запросы БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР».
  19. Месячные, квартальные, годовые отчёты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примечание: Документы, перечисленные в пунктах 4, 13, 15, 19 подлежат

  специальному учёту в пределах структурных подразделений или у

  исполнителей.

 

 

 

Приложение № 8

 

 

Перечень документов, подлежащих контролю исполнения

 

 

  1. Поручения Правительства, министерства - 10 дней

 

  1. Письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней

 

  1. Заявления и жалобы граждан - до 1 месяца

 

  1. Обращения и жалобы, не требующие дополнительного - 15 дней

    изучения и проверки.

 

  1. Телеграммы: - простые - 5 дней

                            - срочные                                                                    - 2 дня

 

  1. Письма, запросы и другие документы Национального банка УР - 10 дней

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 9

Бюджетное учреждение здравоохранения

Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

 Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                    Главный врач

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                            БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

                                                                                     _______________________

                                                                                                 (подпись, расшифровка подписи)

                                                                                                                                             Дата

на ______________ год

 

 

Индекс дела

 

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № стати по перечню

 

Примечание

1

2

3

4

5

 

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности                       подпись               расшифровка подписи

руководителя службы ДОУ

 

 

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК БУЗ УР                                                Протокол ЭПМК Комитета

«ГКБ № 7 МЗ УР»                                                      по делам архивов при

                                                                                     Правительстве УР

от ____________  № ___                                           от ____________ № ____

 

 

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

 

По срокам хранения

Всего

В том числе

Переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

 

 

 

 

Наименование должности                       подпись               расшифровка подписи

ответственного за архив

 

Дата

 

 

Итоговые сведения переданы в архив

 

Наименование должности лица,                       подпись     расшифровка подписи

передавшего сведения

 

Дата

                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма оформления номенклатуры дел

 

 

 

Приложение № 10

            

 

ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

 

 

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________

 

________________________________________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

с № _____________ по № _____________, в том числе:

 

литерные номера листов_______________________________________________

пропущенные номера листов___________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

 

 

 

 

____________________                ______________                   ________________________

  (должность)                                                   (подпись)                                                   (расшифровка подписи)

 

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма листа-заверителя дела

 

 Приложение № 11

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела № _______________________________

 

 

п/п

Регистрационный индекс документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ______________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ________________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

 

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                      подпись               расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

Форма внутренней описи документов дела

 Приложение № 12

_____________________________________________________________________

 

(наименование государственного (муниципального) архива)

 

 

____________________________________________________________________________________

(наименование организации)

 

____________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

 

 

ДЕЛО № ___ ТОМ № ___

 

 

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

 

__________________________________________________________________

(крайние даты)

 

 

 

 

 

 

 

 

На _________ листах____

 

Хранить _________           

 

Ф. № ____________

Оп. № ___________

Д. №____________

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

сроков хранения

 

 

Приложение № 13

 

Бюджетное учреждение здравоохранения

Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

 Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                Главный врач

                                                                                     БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

                                                                                     _______________________

                                                                                                 (подпись, расшифровка подписи)

Фонд №____                                                                                  Дата

  ОПИСЬ № __________

дел постоянного  хранения

за ___________ год                                                                                                                                                    

 

 

N

п/п

Индекс

дела

 

Заголовок

дела

 

Крайние даты

Количество

листов

 

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         В данный раздел описи внесено __________________________________ дел,

                                                                               (цифрами и прописью)

 с №_________ по № __________, в том числе:

литерные номера: _______________________

пропущенные номера: ___________________

 

Документовед                                          подпись                        расшифровка подписи

 

Наименование должности

(лица, ответственного за архив)    подпись                        расшифровка подписи

 

 

Согласовано                                                       Утверждено

ЭК БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»                                              ЭПМК Комитета по делам

                                                                                     архивов при Правительстве УР

от ___________ № ________                                              от ___________ № ________

 

 

Форма описи дел постоянного хранения

 

Приложение № 14

Бюджетное учреждение здравоохранения

Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

 Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                Главный врач

                                                                                     БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

                                                                                     _______________________

                                                                                                 (подпись, расшифровка подписи)

Фонд № ___                                                                                  Дата

  ОПИСЬ № __________

дел по личному составу

за ___________ год                                                      

 

 

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

         В данный раздел описи внесено __________________________________ дел,

                                                                                                                          (цифрами и прописью)

с № ______________ по № _____________, в том числе:

литерные номера: ________________________________

пропущенные номера: _____________________________

 

Документовед                                          Подпись         расшифровка подписи

 

Наименование должности

(лица, ответственного за архив)              Подпись         расшифровка подписи

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО                                                                 СОГЛАСОВАНО

ЭК БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»                                        ЭПМК Комитета по делам

                                                                                     архивов при Правительстве УР

от ___________ № ________                                              от ___________ № ________

 

 

 

 

Форма описи дел по личному составу

Приложение № 15

 

Бюджетное учреждение здравоохранения

Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

 Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                         Главный врач

                                                                                                             БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

                                                                                     ______________________

                                                                                                 (подпись, расшифровка подписи)

                                                                                            дата

Фонд № ________                                            

                                                                          

ОПИСЬ № _______                                         

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения                                              

 

за ____ год

 

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

         В данный раздел описи внесено __________________________________ дел,

                                                                                                                          (цифрами и прописью)

с № ______________ по № _____________, в том числе:

литерные номера: ________________________________

пропущенные номера: _____________________________

 

Документовед                                          Подпись         расшифровка подписи

 

Наименование должности

(лица, ответственного за архив)              Подпись         расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

от ___________ N ______

 

 

                Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения    

 

 

Приложение № 16

 

Бюджетное учреждение здравоохранения Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)

 

 

АКТ                                                          УТВЕРЖДАЮ

____________ № _________                                              Главный врач

о выделении к уничтожению                                               БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР

архивных документов,                                                       _______________________

не подлежащих хранению                                               (подпись, расшифровка подписи)

                                                                                     Дата

 

    На основании _____________________________________________________

                                    (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

 

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________________________

                                                                                                                                   (название фонда)

 

п/п

Заголовок

дела (групповой

заголовок

документов)

Годы

Номер

описи

Номер ед.хр.

по описи

 

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _____________________________ единиц хранения за ____________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены ЭПМК _______________________________________________________________________

               (наименование архивного учреждения)

(протокол от _________________ № ______________)

 

Наименование должностного лица,

Ответственного за архив               подпись               расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»

от __________ № _______

 

Документы в количестве _____________________________________  ед.хр.:

- на бумажном носителе весом __________кг сданы в на уничтожение

- на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________

_______________________________________________________________

                                                           (способ уничтожения)

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы                               Подпись               Расшифровка подписи

 

Дата

 

Изменение в учетные документы внесены.

 

 

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетные документы                                 Подпись              Расшифровки подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

 

 

Приложение № 17

 

СХЕМА СИСТЕМАТИЗАЦИИ

Документов описи дел постоянного хранения

 

  1. законы
  2. проекты законов, предложения к проекту закона
  3. Указы
  4. постановления
  5. решения
  6. приказы
  7. распоряжения
  8. передаточное распоряжение
  9. указания
  10. протоколы
  11. уставы
  12. учредительные договоры
  13. положения
  14. Свидетельства
  15. лицензии
  16. регламент, порядок, правила
  17. инструкции
  18. правила
  19. концепции
  20. программы
  21. проект программы, предложения к программе
  22. подпрогнозы
  23. прогноз
  24. планы
  25. бизнес-планы
  26. бюджет
  27. лимиты
  28. штатное расписание
  29. сметы
  30. расчеты
  31. титульные списки
  32. государственные (отчетные) доклады
  1. отчеты (по основной деятельности)
  2. статистические отчеты
  3. статистические сведения
  4. балансы, аналитические, бухгалтерские, финансовые отчеты
  5. паспорта
  6. декларации
  7. анализы
  8. обзоры
  9. мониторинги
  10. таблицы (динамические таблицы)
  11. информации
  12. сведения
  13. справки
  14. доклады
  15. документы
  16. бюллетени (информационные, голосования)
  17. нормы
  18. заключения
  19. соглашения, договоры, контракты
  20. акты
  21. предложения
  22. методические рекомендации, разработанные в организации
  23. переписка
  24. паспорт здания, сооружения, технический
  25. журналы
  26. дело фонда
  27. номенклатура дел учреждения
  28. описи дел учреждения

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета

По делам архивов при Правительстве УР

№ 6 от 30.06.2005

 

 

Продолжение приложения 17

 

СХЕМА СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

в описи по личному составу

 

  1. приказы
  2. распоряжения
  3. протоколы
  4. штатные расстановки
  5. лицевые счета
  6. ведомости начисления заработной платы
  7. справки
  8. индивидуальные сведения
  9. реестры
  10. договоры, контракты о найме на работу
  11. характеристики
  12. ходатайства
  13. листы (аттестационные)
  14. анкеты
  15. уведомления
  16. табуляграммы
  17. списки
  18. табели учета рабочего времени
  19. алфавитные книги
  20. книга учета приема, перемещения, увольнения работников
  21. книга учета расчета с персоналом по оплате труда
  22. личные дела
  23. личные карточки

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета

По делам архивов при Правительстве УР

№ 6 от 30.06.2005 г.

 

 

 

Схемы систематизации документов

в описях дел постоянного хранения и по личному составу

 

 

Приложение № 18

 

СХЕМА СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

в номенклатуре дел

 

1.Законы   

2.Проекты законов, предложения к проектам

3.Указы

4.Постановления

5.Решения      

6.Приказы       

7.Распоряжения  

8.Передаточное распоряжение     

9.Указания 

10.Протоколы    

11.Уставы

12.Учредительный договор

13.Положения          

14.Лицензия          

15.Свидетельства    

16.Регламент, порядок, правила

17.Сертификаты

18.Инструкции    

19.Правила          

20.Концепции                     

21.Программы      

22.Проекты программ, предложения к программе              

23.Подпрограммы         

 24.Прогнозы 

25.Планы     

26.Бизнес-планы

27.Бюджет      

28.Лимиты    

29.Штатное расписание     

30.Штатные расстановки  

31.Сметы        

32.Расчеты             

33.Титульные списки  

34.Государственные (отчётные) доклады 

35.Отчёты (по основной деятельности)     

36.Статистические отчёты      

37. Статистические сведения          

38.Балансы,аналитические,бухгалтерские, отчеты финансовые          

39.Паспорта           

40.Декларация          

41.Анализы   

42.Обзоры      

43.Мониторинги           

44.Таблицы (динамические таблицы)     

45.Информации      

46.Сведения  (сводки)  

 47.Справки                 

48.Доклады, сообщения

49.Документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение приложения № 18

 

50.Бюллетени (информационные, голосования)

51.Нормы

52. Заключения

53.Служебные записки

54.Докладные записки

55.Соглашения, договоры, контракты

56.Акты

57.Предложения

58.Методические рекомендации

59. Предписания

60.Переписка

61.Заявления, предложения, жалобы

62.Дела

63.Личные дела

64.Личные карточки

65.Характеристики

66.Ходатайства

67.Листы(аттестационные, наградные)

68.Анкеты

69.Авизо

70.Бюллетени

71. Поручения

72.Разрешения

73.Извещения

74.Уведомления

75.Подтверждения

76.Ведомости

77.Лицевые счета

78.Табуляграммы

79.Списки

80.Реестры

81.Перечни

82.Описи

83.Паспорт здания, сооружений, технич.

84.Графики

85.Доверенности

86.Пропуска

87.Заявки

88.Листки нетрудоспособности

89.Путевые листы

90.Табели

91.Карточки

92.Буклеты, афиши, листовки

93.Трудовые книжки

94.Книги

95.Журналы

96.Дело фонда

97.Номенклатура дел

98.Описи дел учреждения

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета

По делам архивов при Правительстве УР

№ 6 от 30.06.2005 г.

 

Схема систематизации документов номенклатуры дел

 

 

Приложение № 19

 

 

 

 

Справка

об объеме документооборота

 

за ____________20____г.

                                                        (месяц)

 

 

Виды документов

Количество документов

Всего

оригиналы

копии

Поступающие

 

 

 

Отправляемые

 

 

 

Внутренние

 

 

 

Итого

 

 

 

 

 

Наименование должности                       подпись               И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                  Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма справки об объеме документооборота

 

 

 

Приложение № 20

 

 

 

 

 

Журнал регистрации

исходящих документов

 

 

Регистрационный №

Дата

Адресат

Вид

документа

Краткое содержание документа

Инициатор

Сведения об          отправке документа

1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала регистрации исходящих документов

 

 

 

 

Приложение № 21

 

 

 

 

 

Журнал регистрации

входящих документов

 

 

 

 

регистрационный№

Дата

Корреспондент

(автор)

Вид

документа

Каткое

содержание документа

Кому

 направлен

Дата

ответа

Исполнитель

1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала регистрации входящих документов

 

 

Приложение № 22

Бюджетное учреждение здравоохранения Удмуртской Республики

«Городская клиническая больница №7

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

(БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»)

 

                    АКТ

 ___________ N _______

 

об утрате документов

УТВЕРЖДАЮГлавный врач БУЗ УР «ГКБ № 7 МЗ УР»

_________ И.Б.Стародубцев

______________

 

 Фонд N _________________________________________________________________                           (название фонда)     В результате ________________________ установлено отсутствие в фондеперечисленных ниже дел, предпринятые  архивом   меры   по   розыску   делположительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным  снятьс учета:

N

п/п

Опись

N

Ед. хр. N

Заголовок ед. хр.

Крайние

даты

Количество листов

(объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

   Итого ________________________________________________________ ед. хр.                         (цифрами и прописью)   Содержание утраченных документов  может   быть   частично   восполненоследующими ед. хр.:______________________________________________________                                                    (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Ответственный за архив:____________     _______________

                                                      подпись            расшифровка подписи


СОГЛАСОВАНО*                                                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета                                             Протокол ЭК по делам архивов                                                             БУЗ УР «ГКБ №7 МЗ УР»    при Правительстве УРот__________ N___________                                          от___________ N ______
                           

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должностиработника архива:                    _____________________        ________________                                                                                                                    подпись                                       расшифровка подписи


                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

______________________________

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.
                                   Форма акта об утрате архивных документов

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru www.izhevskinfo.ru